Semnătura electronică pentru o persoană juridică: cum să primim? Utilizarea unei semnături electronice

Utilizarea semnăturilor digitale devine din ce în ce mai frecventă în Rusia. Și acest lucru este absolut surprinzător, deoarece EDS este în multe cazuri mai sigur decât recuzita corespunzătoare, pusă cu un stilou sau un sigiliu. Cum se face o semnătură electronică pentru o persoană juridică? Cum să obțineți instrumentul potrivit?

Definiția EDS

În primul rând, să definim esența EDS. Ce este electronic o semnătură digitală? Sub aceasta se înțelege suporturile documentului, asemănătoare cu cele ale pixului pe hârtie, dar executate numai prin algoritmi specifici de calculator.

Scopul principal al EDS este să confirme că documentul a fost semnat de o anumită persoană. Printre alte proprietăți utile pe care le deține o semnătură electronică digitală este verificarea integrității documentelor, absența în ea a oricărei modificări pe calea expeditorului și a receptorului.

Utilizarea semnăturilor digitale

În ce sfere folosiți EDS? Aproape la fel ca semnătura obișnuită: în circulația documentelor între organizații, între întreprinderi și agenții guvernamentale, în comunicații cu participarea persoanelor fizice. Acesta respectă toate cerințele legale relevante, cu semnături electronice echivalente din punct de vedere, care se face cu un pix, iar în unele cazuri - și presa, în cazul persoanelor juridice.

Utilizarea semnăturilor electronice este larg răspândită în sfera bancar: de exemplu, atunci când se autorizează în sistemele tip "bancă-client" se utilizează mecanisme adecvate documente de identitate utilizator al unui produs financiar. Cu ajutorul algoritmilor adoptați în organizația financiară și de credit, clientul semnează ordine de plată, face diverse cereri și cereri.

În unele cazuri, EDS este văzută ca o recuzită chiar mai fiabilă decât o semnătură care se face cu un pix. Acest lucru se datorează faptului că este foarte dificil să se creeze, precum și faptul că, cu ajutorul EDS, după cum am menționat mai sus, puteți verifica dacă s-au făcut modificări la fișierele care sunt redirecționate.

Cardurile electronice universale încep să se răspândească în Rusia. Cu ajutorul lor, cetățenii pot efectua un număr mare de acțiuni diferite. Printre acestea se numără și semnarea documentelor pe Internet. Cum este posibil acest lucru? Pentru a profita de această funcție, trebuie să cumpărați un cititor de carduri, un dispozitiv care să poată citi date de pe o cartelă și să le transmită prin intermediul unor canale online speciale. Este necesar să utilizați un dispozitiv cu suport standard PC / SC.

Structura EDS

Cum este organizată EDS? Cum funcționează mecanismul de autentificare a documentelor? Este foarte simplu. Semnătura electronică însăși este recuzita pentru un document care poate fi identificat doar de o singură persoană (sau organizație). Subiectul corespunzător al circulației documentelor are o singură copie a instrumentului cu ajutorul căruia este pusă EDS - este o cheie privată a semnăturii electronice. De regulă, nimeni altcineva nu o are, la fel ca în cazul unui eșantion unic al autografului persoanei, pe care îl face cu un pix. Ele dau cheile organizațiilor specializate - centrelor de certificare. Acestea pot fi, de asemenea, acreditate de către Ministerul Comunicațiilor.

Puteți citi EDS utilizând o cheie publică, care, la rândul său, poate fi pusă la dispoziția oricărui număr de persoane. Utilizând acest instrument, destinatarul documentului se asigură că a fost trimis și semnat de expeditorul respectiv. Dacă cheia publică nu recunoaște EDS, atunci este indicată de către persoana greșită de la care ar trebui să vină documentul.

Certificat cheie de semnătură

Un element important al fluxului de lucru este certificatul cheii semnării electronice. Este, de regulă, o sursă de date electronică, care conține informații despre expeditorul fișierelor. Certificatul atestă faptul că cheia pe care o deține este valabilă. De asemenea, acest document conține informații de bază despre expeditor. Certificatul este valabil, de regulă, la 1 an de la data înregistrării sale. Elementul corespunzător al semnăturii poate fi de asemenea retras la inițiativa proprietarului său, de exemplu dacă pierd controlul cheii sau suspectează că a căzut în mâinile greșite. Documentele care vor fi semnate fără un certificat valid nu au forță juridică.

Din punct de vedere tehnologic, mecanismul schimbului de fișiere atunci când se utilizează EDS este de obicei implementat într-un anumit mediu software. Adică fișierele sunt trimise și primite într-un format special, utilizând interfața software-ului specializat. Acesta poate fi adaptat, de exemplu, pentru fluxul de lucru în domeniul raportării fiscale sau al schimbului de fișiere între diferite companii.

Un sistem universal de primire și trimitere a documentelor nu a fost încă stabilit în Federația Rusă, însă astfel de lucrări sunt în curs de desfășurare. finalizarea cu succes a acesteia va crea un mediu de software, care, teoretic, să poată înlocui complet documentul de hârtie, ca fiecare cetățean, împreună cu un personal de autografe, poate aplica la orice document ca o semnătură electronică. De fapt, dezvoltarea UEC este unul din primii pași în această direcție.

Dar, în timp ce este posibil să punem EDS cu acest card pe un număr limitat de resurse. Prin urmare, verificarea semnăturii electronice se efectuează acum în diferite programe, iar utilizarea acestora se realizează prin acord între expeditor și destinatarul documentelor.

Este, de asemenea, posibilă schimbul de fișiere în afara interfețelor corespunzătoare. Fiecare document în acest caz poate fi completat de o inserare de text cu un cifru unic, care este creat cu ajutorul unei chei private, dar citit de către destinatarul fișierului printr-un document deschis. Documentul va fi recunoscut dacă se potrivesc algoritmii corespunzători și dacă certificatul menționat mai sus este valabil.

Cu toate acestea, cifra în cauză va fi creată într-un fel sau altul printr-un program special. Teoretic, desigur, utilizatorii pot dezvolta propria dvs. - si va fi, de asemenea, luate în considerare în mod oficial EDS, dar în acest caz nu este necesar să vorbim despre un nivel suficient de securitate a documentelor. În întreprinderile mari, aceasta are de obicei cerințe specifice. Ca și în instituțiile statului. Să studiem în detaliu aspectul care reflectă tipurile de EDS în funcție de nivelul de securitate.

Nivelurile de securitate EDS

Se poate observa că trimiterea documentelor prin e-mail este, de asemenea, una dintre opțiunile de utilizare a EDS. În acest caz, vorbim despre utilizarea unei semnături electronice simple. "Cheia" este parola pe care expeditorul o introduce. Legea privind semnătura electronică permite ca acest tip de EDS să poată fi semnificativ din punct de vedere juridic, însă practica aplicării legii nu este întotdeauna însoțită de implementarea acestui scenariu. Iar acest lucru este de înțeles: o parolă - pur teoretic - poate fi introdusă de orice persoană căreia îi este cunoscută și care se împodobește cu expeditorul.

Prin urmare, aceeași lege privind semnătura electronică determină faptul că versiuni mult mai sigure ale EDS pot fi utilizate în fluxul de lucru. Printre acestea se numără EDS îmbunătățit și calificat. Ei presupun că proprietarii lor au chei electronice de încredere, care sunt foarte greu de falsificat. Acestea pot fi realizate sub forma unui eToken tip de breloc special - într-o singură copie. Cu ajutorul acestui instrument și a unui program special, o persoană poate trimite documente semnate unui destinatar care poate, folosind cheia publică pentru verificarea semnăturii electronice, să poată verifica originea corectă a fișierelor.

Specificitatea semnăturii calificate

Care este diferența dintre EDS întărit și EDS calificat? Din punct de vedere tehnologic, ele pot fi foarte asemănătoare și utilizează, în general, algoritmi de criptare similare. Dar în cazul unui EDS calificat, un certificat pentru acesta este eliberat de către centrul de certificare (dintre acreditat de către Ministerul Comunicațiilor). Acest tip de semnătură electronică este considerat cel mai sigur și în majoritatea cazurilor echivalat într-un sens juridic cu cerințele corespunzătoare ale documentului, care este pus manual pe hârtie.

EDS calificat în majoritatea cazurilor este necesar în cursul interacțiunii întreprinderilor și persoanelor cu structurile de stat, astfel încât cerințele de identificare a documentelor în cadrul acestor scenarii de comunicare pot fi foarte stricte. EDS îmbunătățită în acest caz nu le poate satisface întotdeauna, fără a mai menționa, bineînțeles, o simplă semnătură electronică. Centrele de certificare acreditate, de regulă, recomandă clienților săi tipul optim de software cu care se efectuează circulația documentelor utilizând EDS.

Tipuri de semnături electronice

Așadar, un model EDS universal, capabil în orice moment să înlocuiască semnătura pe hârtie, nu a fost încă dezvoltat în Rusia. Prin urmare, instrumentele pe care le considerăm sunt reprezentate într-o gamă largă de varietăți adaptate diverselor scopuri ale schimbului de fișiere. Luați în considerare cele mai frecvente tipuri de comunicații care utilizează semnătura electronică a documentelor.

semnătura populare electronice necesare pentru participarea entităților comerciale în diverse licitații ( „Sberbank-AST“, „RTS-tender“), precum și prezența la etajele de tranzacționare, de exemplu, cele care fac parte din Asociația ETP. Există o EDS, adaptată pentru a lucra cu bazele de date privind falimentul persoanelor juridice și fapte referitoare la activitățile lor.

Pe portalul Gosuslugi.ru, toți înregistrați primesc și o semnătură electronică. Serviciile de stat, în acest mod, pot fi comandate online - nu este nevoie să se adreseze un document de hârtie acestei sau acelei agenții. Cetățeanul deschide o gamă largă de servicii, puteți chiar aplica pentru un pașaport online. Una dintre opțiunile pentru implementarea hardware a EDS pentru utilizarea pe portalul Gosuslugi.ru - UEK, despre care am spus mai sus.

Cum se obține EDS

Datorită absenței unei structuri unificate pentru eliberarea EDS universal în Federația Rusă, există un număr mare de companii private implicate în semnăturile electronice. Ele sunt numite, după cum am menționat mai sus, centre de certificare. Aceste organizații îndeplinesc următoarele funcții principale:

- să înregistreze utilizatorii drept subiecți competenți din punct de vedere juridic de lucru cu documente atunci când utilizează EDS;

- emite un certificat de semnătură electronică;

- în mai multe cazuri, asigurați trimiterea și verificarea documentelor cu EDS.

Astfel, dacă un cetățean sau o organizație are nevoie de o semnătură digitală, va trebui să meargă la centrul de certificare corespunzător.

Documente pentru obținerea EDS

Cum se emite o semnătură electronică pentru o persoană juridică? Cum de a obține un astfel de instrument util pentru afaceri? Deci, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să selectați un centru de certificare. Este recomandabil să se aplice structurilor care au acreditarea organelor de stat. Lista acestor organizații poate fi găsită pe site-ul Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse - minsvyaz.ru.

Este necesar să se furnizeze centrul de certificare următoarele documente de bază:

- un extras din Registrul Unic de Stat al Entităților Juridice;

- certificate: privind înregistrarea persoanei juridice, la înregistrarea la Serviciul Federal Federal.

Dacă este vorba de obținerea unei semnături personale pentru conducătorul organizației - setul de documente menționat trebuie să fie completat cu o copie a protocolului de numire a directorului general în funcție. Dacă un EDS este primit de un angajat care nu este membru al celor mai înalte organe de conducere ale societății, este necesară o copie a ordinului pentru angajarea sa, precum și o procura. Bineînțeles, veți avea nevoie de un pașaport și de un specialist SNLS.

După cum se poate vedea, procesul în care este formalizată o semnătură electronică pentru o persoană juridică nu este deloc complicată. Cum să obțineți un EDS pentru un antreprenor individual?

Este foarte simplu. Se vor solicita următoarele documente de bază:

- extract din EGRIP;

- certificate: la înregistrarea ca IP și la înregistrarea la Serviciul Federal Federal;

- pașaportul;

- Snils.

Dacă EDS vrea să obțină o persoană care nu este în stare de PI, proprietar sau reprezentant LLC, tot ce avea nevoie pentru a aduce în Autoritatea de Certificare, - un TIN, pașaport și snils.

Obținerea unei semnături electronice nu este de obicei un proces foarte lung. Multe centre de certificare sunt gata să furnizeze o cheie eToken sau analogul acesteia, precum și un ghid pentru utilizarea EDS în câteva ore după înregistrarea aplicației respective.

Nuanțe practice de lucru cu EDS

Am studiat modul în care este formalizată o semnătură electronică pentru o entitate juridică, cum se obține acest instrument. Luați în considerare câteva nuanțe notabile ale utilizării practice a EDS.

Astfel, organizarea documentelor între două sau mai multe firme, este de dorit să se utilizeze serviciile intermediarilor care vor ajuta companiile să evite greșeli în file-sharing, precum și să asigure respectarea tuturor cerințelor legale cu privire la datele de comunicații. Printre cele mai bune opțiuni de înregistrare a acestor acorduri - încheierea de contracte de adeziune, care prevede articolul 428-lea din Codul civil.

La organizarea fluxului de lucru între diferite organizații, se recomandă, de asemenea, aprobarea procedurii de lucru cu fișierele în cazul în care nu se poate determina autenticitatea unui EDS. De exemplu, acest lucru este posibil dacă certificatul de semnătură electronică a expirat.

La începutul articolului, am considerat clasificarea EDS în funcție de gradul de securitate. Care sunt mecanismele pentru utilizarea corectă a semnăturilor electronice simple, îmbunătățite și calificate?

Dacă firma decide să utilizeze o semnătură digitală simplă atunci când schimbă documente cu o altă organizație, atunci este necesar să încheie acorduri suplimentare care să stabilească un astfel de mecanism. Acordurile relevante ar trebui să reflecte regulile pentru a determina cine a trimis documentul prin e-mail și, prin urmare, a pus un EDS simplu.

În cazul licitațiilor electronice, semnarea trebuie neapărat consolidată (cel puțin) și trebuie să respecte criteriile adoptate la nivelul unui site online în care se efectuează astfel de comunicări.

Raportarea către structurile de stat ar trebui efectuată numai prin utilizarea unei semnături electronice calificate. Dacă este o chestiune de a stabili relații de muncă la distanță (de curând RF TC a permis acest tip de comunicare), atunci o semnătură calificată ar trebui folosită în acest proces.