Protocolul reuniunii: structura și conținutul

Procesul-verbal al reuniunii este un document care reflectă toate deciziile importante ale acestui eveniment. Compilarea incorectă a acesteia atât în ​​sensul cât și în înregistrare poate duce la contestarea acesteia de către participanții la întâlnire. În plus, există un risc potențial de a lua decizii greșite de gestionare dacă protocolul de întâlnire a producției conține informații distorsionate. Corectați-vă că va ajuta la un set de recomandări simple.

Textul acestui document conține de obicei două părți: introductive și de bază. Procesul-verbal al întâlnirii (prima sa jumătate) include o descriere a principalilor parametri ai evenimentului: poziții, nume, prenume, participanți, președinte și secretar. Când cineva are statut special (invitat, expert, observator etc.), acest lucru este menționat și în document. În cazul în care multe persoane au fost prezente la întâlnire, procesul-verbal al reuniunii poate conține date despre ele pe o foaie separată, care este o anexă inseparabilă a documentului. Secțiunea introductivă se încheie cu o agendă care conține o listă de aspecte în discuție. Este de dorit să le aibă în importanță, dar pot exista și alți factori care influențează locul în lista de probleme. De exemplu, structura agendei poate depinde de interdependența logică a unora dintre problemele sale sau de angajarea persoanelor care participă la eveniment. Documentul în sine este întocmit pe antetul organizației (subdiviziunea acesteia), trebuie să fie indicat când a avut loc întâlnirea.

Procesul-verbal al întâlnirii din partea principală ar trebui să corespundă înregistrării introductive. În special, elementele sale ar trebui să meargă în aceeași ordine ca și în ordinea de zi. Algoritmul textului, informațiile de blocare pentru fiecare element, după cum urmează: „ascultare“, „a făcut“, „să decidă“. Regula principală în redactarea acestei părți a protocolului este că nu ar trebui să se transforme într-o aparență a unei transcrieri.

În special, subpoziția "Ascultat" descrie care a fost principalul vorbitor pe această temă, pe care la propus în urma discursului său. Vorbitorii indică, de asemenea, cine a spus că le-au oferit. Decizia stabilește poziția finală a majorității participanților la întâlnire. Dacă a fost luată prin vot, aceasta indică câte persoane au fost pentru el, cât de multe împotrivă și, de asemenea, numărul de abțineri. În funcție de importanța problemelor în discuție, numele poate fi enumerat. oameni care au luat una sau alta pozitie.

Procesul-verbal al ședinței este pregătit de secretar, documentul însuși este semnat de către executor și președintele reuniunii. Sursa de informații pentru compilarea sa sunt schițe scrise de mână, înregistrări realizate cu ajutorul unui dictafon, transcrieri. În cazul în care, pentru a rezolva problemele identificate în cursul reuniunii, sunt necesare competențele unui funcționar superior care nu a participat la reuniune, poate fi prevăzută o aprobare suplimentară pentru deciziile acestui manager. Protocolul semnat și înregistrat poate fi trimis ca un singur document și sub formă de declarații pentru funcționari, care sunt acoperite doar de o parte din întrebări.